Een voor een druppelen ze binnen, collega’s uit alle hoeken van de organisatie en ook uit alle lagen van de organisatie, leden van het medewerkerpanel. Eerst een lekkere pastamaaltijd in de kantine van het Kellebeek College en daarna aan het werk.

Ongeveer anderhalf jaar geleden is het panel ingericht met als belangrijkste doel een klankbord zijn voor de Raad van Bestuur. Niet langs de lijnen van de hiërarchische structuur maar zonder grenzen en beperkingen 'bottom up en top down in één beweging', tweerichtingsverkeer dus. Het panel is zorgvuldig samengesteld om volledig representatief te zijn en eigenlijk betekent dat: spreken met het panel van 300 medewerkers, is spreken met het hele team van 3000 medewerkers. Goud waard voor mij als bestuurder.   

Het zou vanavond de derde live meeting worden. Rond de 70 panelleden verzamelden zich.  In de afgelopen periode heeft het panel deelgenomen aan 5 grote digitale enquêtes over een breed terrein van aandachtsvelden. Onderwerpen kwamen voorbij als 'gedroomd en ervaren' leiderschap binnen ROC West-Brabant, talentontwikkeling en werkdruk, een eigen beroepscode, onze hoofdpijnpunten, competentieonderwijs, de kwaliteit van ICT, financieel beleid. De live meetings zijn bedoeld om elkaar te spreken en te bevragen over de uitkomsten van de enquêtes en uiteraard de vervolgstappen: wat wordt met de uitkomsten gedaan en wat kunnen we ervan verwachten? Digitale communicatie is prachtig, maar er gaat niets boven werkelijk ontmoeten, spreken en elkaar in de ogen kijken, onvervangbaar. Een voor een werden de enquêtes doorgenomen met weer zinderende discussiemomenten. Hard werken, diepe betrokkenheid en gloedvolle betogen, maar ook humor en lachsalvo’s waren weer niet van de lucht. Genieten dus. Bert vertelde kort over het werk van zijn commissie over het onderwerp leiderschap en Chris deed dat over het werk van de wegingcommissie die bezig is alle (honderden) suggesties uit de laatste enquête te verzamelen, te rubriceren en van een advies te voorzien; letterlijk, te wegen. (zie ook deze eerdere blogs: Het doet er toe, Van financieel beleid naar een welgemeende kerstgroet , "Het zit in m'n bloed meneer")

Na anderhalf jaar op deze wijze werken met elkaar, is het ook goed om te evalueren. Heeft het zin, spreekt het aan, zijn we op de goede weg, hoe kan het nog beter? Maar ook, gaan we verder met het panel? Is er voldoende toegevoegde waarde? En gaan we in dezelfde samenstelling verder of is er ruimte voor nieuw bloed?  De reacties waren nagenoeg eenduidig. Het panel heeft zijn waarde bewezen, we gaan graag verder en ja, laten we vooral de deur open zetten voor een nieuwe groep collega’s. Op de vraag, “wie wil in het panel blijven, wie wil mee blijven doen” kwam een overweldigende en massale reactie. Voor mij een kippenvel moment. Als zoveel collega’s in hun eigen tijd, vrijwillig bereid zijn zo intensief mee te denken, dan raakt mij dat diep. Heerlijk en chapeau.

Er stond nog een derde onderwerp op de agenda. Uitgenodigd was Robert Coppenhagen, auteur van  het boek De belofte van Laagland. Hierin beschrijft hij de koploperstrategie en enkele maanden eerder had ik dit boek besteld voor alle 300 leden van het panel. Het panel heeft al iets van een groep koplopers, immers. De vele, positieve reacties op het boek vroegen om een vervolg en dus, was hij er zelf. Het zou een zeer inspirerend uur worden. Robert duidde in zijn bijdrage de rol van koplopers met prachtige oneliners. Teksten als “wat aandacht krijgt, dat groeit” en “als een organisatie zich naar zijn koplopers richt, loop je altijd voorop”. Een prachtig betoog zou volgen over verschillende paradigma’s van beleid, de beheerser/basiskwaliteit-de bestuurder/strategie-de professional/vakmanschap-de koploper/innovatie. Alle 4 even essentieel, maar wel in de juiste volgorde.

Een boeiend vraag-antwoord spel ontstond tussen Robert en het panel. Is veiligheid en vertrouwen niet belangrijk, zelfs voorwaardelijk voor de koploper? Ja natuurlijk, maar ook nee: een echte koploper neemt zijn ruimte, vraagt er niet om.

De slotdiscussie, hoe kan het anders, ging over de vraag of de koploperstrategie iets zou kunnen betekenen voor ROC West-Brabant. En dat blijkt veel te kunnen zijn. Wordt zeker vervolgd.

Ik koester mijn kippenvel moment.

Rob Franken



_

“Rob, je hebt het gevoel dat je je stem kunt laten horen. Het doet er toe”. Een collega sprak me aan tijdens een van onze vele open dagen. Het was druk in de school, honderden gasten en bezoekers. Studenten-in-spe die zich kwamen oriënteren op een MBO-studie. Het was zo’n vrijdagavond, het leek wel of de bezoekers iets meer tijd hadden dan op de gebruikelijke zaterdag, iets meer rust om goed naar de voorlichtingen te luisteren en op hun gemak door het gebouw heen te lopen. Een praatje hier, een kijkje daar. Eigenlijk zoals het hoort als het gaat om de vervolgstudie van je zoon of dochter. Tussen de bedrijven door raakten we even aan de praat.

“Excuus Rob, maar aan de laatste enquête heb ik niet mee gedaan, dat is mijn terrein niet”. Hij keek me bijna een beetje schuldig aan. Het ging om de laatste enquête van het medewerkerpanel, waarin ik de leden vroeg om mee te denken over financiën, over geld dus. Het worden financieel zware tijden en de vraag was eigenlijk of we wel goed omgaan met ons geld, kan het effectiever, kan het efficiënter? En de trouwe lezer van deze weblogs weet hoe blij ik was en ben met die tientallen ontvangen reacties en werkelijk honderden suggesties en tips (zie de betreffende weblog). Binnenkort gaat de wegingcommissie beginnen aan het werk om al dat meedenkwerk te screenen, te wegen en te beoordelen.

Dit was zijn terrein even niet, maar verder was hij blij met het panel, “het doet er toe”. En weg was hij naar een groepje bezoekers dat zijn lokaal binnen kwam. Zijn reactie deed me goed, u zult het begrijpen.

Binnenkort hebben de medewerkers van ons ROC West-Brabant de gelegenheid om hun stem te laten horen. Het is namelijk weer tijd voor het grote, driejaarlijkse onderzoek onder alle medewerkers. Het laatste onderzoek was van 2007/2008, dus we zitten mooi in de cyclus. Ditmaal dus niet een enquête voor alleen het medewerkerpanel maar voor alle collega’s. De enquête 2010/2011 is in grote lijnen hetzelfde als de vorige zodat de uitkomsten ook goed vergelijkbaar zijn.  

Zo houden we om de drie jaar grote onderzoeken. De JOB-monitor (2010) gebruiken we voor het studentenonderzoek, daarnaast het brede onderzoek onder de BPV-bedrijven en –instellingen (2009) en nu dus het grote Medewerkeronderzoek (2011).  Zo krijgen we een prachtig drieluik waarmee tevredenheid, ervaringen en opvattingen worden gemeten en trends zichtbaar gemaakt. Hoe kijken studenten naar hun colleges in het bijzonder en ROC West-Brabant in het algemeen? Met welke beelden kijken de medewerkers van bedrijven en instellingen waar onze studenten hun stage doorbrengen, naar onze instelling? En, last but not least, hoe kijken we zelf naar onze eigen organisatie? Wat gaat goed en wat kan beter? Nu zijn we weer zelf aan zet!

Natuurlijk zullen we u (als u medewerker bent) weer informeren over de uitkomsten van deze enquête, maar daarnaast gaan we een echt drieluik samenstellen. In dat drieluik verzamelen we de belangrijkste uitkomsten van de drie onderzoeken in samenhang met elkaar. We maken als het ware een portret van onze instelling, een portret met zijn mooie beelden en eigenschappen waar we trots op mogen zijn. Maar... we zullen niet aarzelen om ook die punten te benoemen waar we nog verdere stappen moeten zetten en waar nog verbeteringen aan de orde zijn. Een levend portret dus waar we ook echt iets mee kunnen. En daarom vraag ik u, doe mee en neem uw invloed.

Houdt u in de weken na de carnavalsvakantie uw mailbox in de gaten. Laat uw stem horen en om het met die collega te zeggen, “uw stem doet er toe”. Neem uw invloed.

Rob Franken

-

Tijdens de vergadering van directeuren en diensthoofden met de Raad van Bestuur werd gisterochtend een lange agenda afgewerkt met een groot aantal essentiële gespreksonderwerpen. Eén agendapunt betrof de eerste bevindingen van de medewerkerenquête, die onlangs is gehouden.

Het onderwerp was leiderschap binnen ROC West-Brabant. De inleiding van dat onderzoek  bestond uit mijn weblog van januari ‘Als horen luisteren wordt’.  Op die blog werd de hele vragenlijst gebaseerd. Ongeveer 225 leden van een vast intern panel hebben de enquête ingevuld. Op ROC-niveau een zeer representatieve onderzoeksgroep, kortom, de resultaten gelden voor het hele ROC. Op niveau van de colleges en scholen is die hoge betrouwbaarheid er zeker niet, maar is wel sprake van een duidelijke aanwijzing, een sfeertekening met heldere contouren.

De belangrijkste uitkomsten

In een groot aantal vragen konden de panelleden een indruk geven van het gedroomde leiderschap, welke kwaliteiten van leiderschap stimuleren ons het meest?

Opvallend is de grote, bijna massale overeenstemming op dit punt. Leest u de ‘oude’ blog nog eens na om de begrippen goed te kunnen duiden. We hebben een zeer gemeenschappelijk beeld over het wenselijk geachte leiderschap en dat is een mooi begin.

Hoe wordt het leiderschap binnen de organisatie in de praktijk ervaren? Hoe ver staan we af van dat gedroomde leiderschap?

Op dit punt ontstaan stevige verschillen waarbij geen harde conclusies kunnen worden getrokken omdat de aantallen deelnemers per college en school afzonderlijk te klein zijn. Wel lijkt het er op dat in sommige organisatieonderdelen meer dan in andere, sprake is van welbegrepen management en een team van medewerkers dat in zijn kracht wordt aangesproken. Soms is er sprake van een grote gap tussen gedroomd en ervaren leiderschap, soms ook van een hele kleine gap. Het laatste is heel mooi, het eerste is een serieus aandachtspunt.

Een derde thema bestond uit de vraag of de term Kgosi niet een aardig alternatief zou zijn voor de term van teamvoorzitter.

Wel, daar is het panel helder in geweest. Een mooie inhoud, maar te cultuurvreemd. Niet doen, dus. Ok, ik zoek verder.

Een vierde thema was gericht op een sfeertekening van school, dienst of college. Dan moet u denken aan zaken als sfeer op school, teamwork, servant leadership, benutten van persoonlijke kwaliteiten maar ook beslissingen nemen en knopen doorhakken. Ook dat laatste wordt van leidinggevenden verwacht.

Ook hier weer forse verschillen tussen de verschillende onderdelen in onze organisatie.

Hoe verder?

Wat gaan we met deze uitkomsten doen, wat is de voortgang? Wat vraagt serieuze aandacht en waar kunnen we van elkaar leren? Dat zijn vragen die ertoe doen. Het panel is immers  ingericht om ons op het juiste spoor te zetten. In het directieberaad bestond grote overeenstemming op dit punt.

Daartoe heb ik drie mensen aangewezen die tenminste in 5 colleges gesprekken gaan voeren. Deze commissie bestaat uit Bert Bos (lid Raad van Bestuur en voorzitter van het ‘onderzoeksteam’), Kees Rijgersberg en Han Schmeits en zal worden ondersteund door Esther Stukker van de dienst Marketing en Communicatie.

In die gesprekken zal het erover gaan dat er bij enkele colleges sprake is van een hele kleine gap, terwijl bij enkele andere colleges juist sprake is van een grote gap. Van de eerste willen we graag weten wat het ‘geheim’ van de positieve score is, van de laatste of we ons zorgen moeten maken of dat sprake is van een sfeerbeeld door bijvoorbeeld verklaarbare omstandigheden. Bert en zijn mensen gaan in elk geval gesprekken voeren met het hele management, met de deelraad medezeggenschap en mogelijk met nog meer collega’s binnen de organisatie. Hij start vandaag al met zijn werk. Als zijn rapport binnen is, nemen we besluiten over de voortgang.

Ik ben de leden van het medewerkerpanel die meegewerkt hebben aan deze enquête  dankbaar voor hun bijdrage.

Rob Franken