Een voor een druppelen ze binnen, collega’s uit alle hoeken van de organisatie en ook uit alle lagen van de organisatie, leden van het medewerkerpanel. Eerst een lekkere pastamaaltijd in de kantine van het Kellebeek College en daarna aan het werk.

Ongeveer anderhalf jaar geleden is het panel ingericht met als belangrijkste doel een klankbord zijn voor de Raad van Bestuur. Niet langs de lijnen van de hiërarchische structuur maar zonder grenzen en beperkingen 'bottom up en top down in één beweging', tweerichtingsverkeer dus. Het panel is zorgvuldig samengesteld om volledig representatief te zijn en eigenlijk betekent dat: spreken met het panel van 300 medewerkers, is spreken met het hele team van 3000 medewerkers. Goud waard voor mij als bestuurder.   

Het zou vanavond de derde live meeting worden. Rond de 70 panelleden verzamelden zich.  In de afgelopen periode heeft het panel deelgenomen aan 5 grote digitale enquêtes over een breed terrein van aandachtsvelden. Onderwerpen kwamen voorbij als 'gedroomd en ervaren' leiderschap binnen ROC West-Brabant, talentontwikkeling en werkdruk, een eigen beroepscode, onze hoofdpijnpunten, competentieonderwijs, de kwaliteit van ICT, financieel beleid. De live meetings zijn bedoeld om elkaar te spreken en te bevragen over de uitkomsten van de enquêtes en uiteraard de vervolgstappen: wat wordt met de uitkomsten gedaan en wat kunnen we ervan verwachten? Digitale communicatie is prachtig, maar er gaat niets boven werkelijk ontmoeten, spreken en elkaar in de ogen kijken, onvervangbaar. Een voor een werden de enquêtes doorgenomen met weer zinderende discussiemomenten. Hard werken, diepe betrokkenheid en gloedvolle betogen, maar ook humor en lachsalvo’s waren weer niet van de lucht. Genieten dus. Bert vertelde kort over het werk van zijn commissie over het onderwerp leiderschap en Chris deed dat over het werk van de wegingcommissie die bezig is alle (honderden) suggesties uit de laatste enquête te verzamelen, te rubriceren en van een advies te voorzien; letterlijk, te wegen. (zie ook deze eerdere blogs: Het doet er toe, Van financieel beleid naar een welgemeende kerstgroet , "Het zit in m'n bloed meneer")

Na anderhalf jaar op deze wijze werken met elkaar, is het ook goed om te evalueren. Heeft het zin, spreekt het aan, zijn we op de goede weg, hoe kan het nog beter? Maar ook, gaan we verder met het panel? Is er voldoende toegevoegde waarde? En gaan we in dezelfde samenstelling verder of is er ruimte voor nieuw bloed?  De reacties waren nagenoeg eenduidig. Het panel heeft zijn waarde bewezen, we gaan graag verder en ja, laten we vooral de deur open zetten voor een nieuwe groep collega’s. Op de vraag, “wie wil in het panel blijven, wie wil mee blijven doen” kwam een overweldigende en massale reactie. Voor mij een kippenvel moment. Als zoveel collega’s in hun eigen tijd, vrijwillig bereid zijn zo intensief mee te denken, dan raakt mij dat diep. Heerlijk en chapeau.

Er stond nog een derde onderwerp op de agenda. Uitgenodigd was Robert Coppenhagen, auteur van  het boek De belofte van Laagland. Hierin beschrijft hij de koploperstrategie en enkele maanden eerder had ik dit boek besteld voor alle 300 leden van het panel. Het panel heeft al iets van een groep koplopers, immers. De vele, positieve reacties op het boek vroegen om een vervolg en dus, was hij er zelf. Het zou een zeer inspirerend uur worden. Robert duidde in zijn bijdrage de rol van koplopers met prachtige oneliners. Teksten als “wat aandacht krijgt, dat groeit” en “als een organisatie zich naar zijn koplopers richt, loop je altijd voorop”. Een prachtig betoog zou volgen over verschillende paradigma’s van beleid, de beheerser/basiskwaliteit-de bestuurder/strategie-de professional/vakmanschap-de koploper/innovatie. Alle 4 even essentieel, maar wel in de juiste volgorde.

Een boeiend vraag-antwoord spel ontstond tussen Robert en het panel. Is veiligheid en vertrouwen niet belangrijk, zelfs voorwaardelijk voor de koploper? Ja natuurlijk, maar ook nee: een echte koploper neemt zijn ruimte, vraagt er niet om.

De slotdiscussie, hoe kan het anders, ging over de vraag of de koploperstrategie iets zou kunnen betekenen voor ROC West-Brabant. En dat blijkt veel te kunnen zijn. Wordt zeker vervolgd.

Ik koester mijn kippenvel moment.

Rob Franken



_

“Rob, je hebt het gevoel dat je je stem kunt laten horen. Het doet er toe”. Een collega sprak me aan tijdens een van onze vele open dagen. Het was druk in de school, honderden gasten en bezoekers. Studenten-in-spe die zich kwamen oriënteren op een MBO-studie. Het was zo’n vrijdagavond, het leek wel of de bezoekers iets meer tijd hadden dan op de gebruikelijke zaterdag, iets meer rust om goed naar de voorlichtingen te luisteren en op hun gemak door het gebouw heen te lopen. Een praatje hier, een kijkje daar. Eigenlijk zoals het hoort als het gaat om de vervolgstudie van je zoon of dochter. Tussen de bedrijven door raakten we even aan de praat.

“Excuus Rob, maar aan de laatste enquête heb ik niet mee gedaan, dat is mijn terrein niet”. Hij keek me bijna een beetje schuldig aan. Het ging om de laatste enquête van het medewerkerpanel, waarin ik de leden vroeg om mee te denken over financiën, over geld dus. Het worden financieel zware tijden en de vraag was eigenlijk of we wel goed omgaan met ons geld, kan het effectiever, kan het efficiënter? En de trouwe lezer van deze weblogs weet hoe blij ik was en ben met die tientallen ontvangen reacties en werkelijk honderden suggesties en tips (zie de betreffende weblog). Binnenkort gaat de wegingcommissie beginnen aan het werk om al dat meedenkwerk te screenen, te wegen en te beoordelen.

Dit was zijn terrein even niet, maar verder was hij blij met het panel, “het doet er toe”. En weg was hij naar een groepje bezoekers dat zijn lokaal binnen kwam. Zijn reactie deed me goed, u zult het begrijpen.

Binnenkort hebben de medewerkers van ons ROC West-Brabant de gelegenheid om hun stem te laten horen. Het is namelijk weer tijd voor het grote, driejaarlijkse onderzoek onder alle medewerkers. Het laatste onderzoek was van 2007/2008, dus we zitten mooi in de cyclus. Ditmaal dus niet een enquête voor alleen het medewerkerpanel maar voor alle collega’s. De enquête 2010/2011 is in grote lijnen hetzelfde als de vorige zodat de uitkomsten ook goed vergelijkbaar zijn.  

Zo houden we om de drie jaar grote onderzoeken. De JOB-monitor (2010) gebruiken we voor het studentenonderzoek, daarnaast het brede onderzoek onder de BPV-bedrijven en –instellingen (2009) en nu dus het grote Medewerkeronderzoek (2011).  Zo krijgen we een prachtig drieluik waarmee tevredenheid, ervaringen en opvattingen worden gemeten en trends zichtbaar gemaakt. Hoe kijken studenten naar hun colleges in het bijzonder en ROC West-Brabant in het algemeen? Met welke beelden kijken de medewerkers van bedrijven en instellingen waar onze studenten hun stage doorbrengen, naar onze instelling? En, last but not least, hoe kijken we zelf naar onze eigen organisatie? Wat gaat goed en wat kan beter? Nu zijn we weer zelf aan zet!

Natuurlijk zullen we u (als u medewerker bent) weer informeren over de uitkomsten van deze enquête, maar daarnaast gaan we een echt drieluik samenstellen. In dat drieluik verzamelen we de belangrijkste uitkomsten van de drie onderzoeken in samenhang met elkaar. We maken als het ware een portret van onze instelling, een portret met zijn mooie beelden en eigenschappen waar we trots op mogen zijn. Maar... we zullen niet aarzelen om ook die punten te benoemen waar we nog verdere stappen moeten zetten en waar nog verbeteringen aan de orde zijn. Een levend portret dus waar we ook echt iets mee kunnen. En daarom vraag ik u, doe mee en neem uw invloed.

Houdt u in de weken na de carnavalsvakantie uw mailbox in de gaten. Laat uw stem horen en om het met die collega te zeggen, “uw stem doet er toe”. Neem uw invloed.

Rob Franken

-

Zoals u wellicht weet, is sinds het begin van dit jaar een medewerkerspanel van ongeveer 300 collega's regelmatig druk met het beantwoorden van vragen en het invullen van enqûetes. Ik heb er al vaak over geschreven. Voor mij is het, eerlijk gezegd, goud waard om zo direct en zo intensief met collega's te communiceren over allerlei belangrijke zaken binnen ROC West-Brabant.

Op alle niveaus wordt ook heel hard gewerkt aan de uitwerking en vooral uitvoering van de opvattingen van het panel, we nemen de reacties zeer serieus. In maart/april staat weer een debatavond op de rol en dan leg ik uit wat we met alle input gedaan hebben. Ook zullen we elkaar dan de vraag stellen of het panel wederzijds gebracht heeft wat we bedoelden en of we op deze wijze verder willen gaan. De enqûetes gingen over leiderschap, ICT, talentontwikkeling, werkdruk en over ons strategisch beleid.

De laatste enquete echter was van een geheel andere aard dan alle andere enqûetes daarvoor. Deze keer geen uitgebreide vragenlijsten of het toekennen van punten (Onderwijs met Passie 2015) maar het zelf schrijven van 1 A4-tje. Onderwerp: ons financieel beleid.

Met daarbij de vraag: denk eens mee. Want er komen nog zware tijden aan voor het onderwijs en heb je tips, opmerkingen, suggesties, kritiek? Maar ook, zijn er kansen die we nog onvoldoende benutten? Laat het me horen, alles wegen we serieus. Kortom, denk mee over het gezond houden van onze organisatie binnen de hoofddoelstelling van "Onderwijs met Passie 2015", namelijk alles aan de kant voor het best denkbare onderwijs.

Ik realiseerde me dat dit een moeilijke vraag voor velen zou kunnen zijn, maar mijn verwachtingen zijn ver overtroffen. Maar liefst 60 panelleden hebben een A4-tje toegezonden, boordevol ideeën, suggesties en aanwijzingen. 60 Collega's die mee wilden denken, ongehoord. Wat een rijkdom, ik koester het panel. Een collega schreef "het viel me niet mee om m'n hoofd leeg te maken want ik had deze week 2 begrafenissen, maar toch maar een poging gewaagd". En wat voor poging: Wim, sterkte met je verdriet en veel dank. Zo ver kan betrokkenheid kennelijk gaan.

Kortom, 60 x gemiddeld 12 tips maakt 720 waardevolle punten om over na te denken en in beleid op te nemen. Sommige punten kunnen, bij wijze van spreken, morgen worden ingevoerd en direct geld besparen. Andere punten vergen natuurlijk weer meer afweging en voorbereiding. Alles wordt zeer serieus bestudeerd en gewogen en daarvoor richt ik een aparte 'wegingscommissie' in met mensen van binnen en buiten de instelling. Belangstelling? Je mag je melden. We beperken ons tot een groep van 5 tot 7 personen, dan blijft het effectief. Deze groep gaat concrete adviezen formuleren voor bestuur en management, over het financiële beleid in de komende jaren. Waanzinnig mooi!

Eén reactie van de 720 wil ik jullie niet onthouden. Het is meteen de slotzin van deze blog, omdat ik er geen commentaar op wil en ook niet hoef te geven. Er stond op die inzending geen naam, dus het was 1 collega van de 60, zullen we maar zeggen. Maar wat een boodschap, sterker wat een Kerstgroet. Met een meer indringende opdracht - vanuit onze eerste kernwaarde 'De mens centraal' -  kunnen we nauwelijks op pad worden gestuurd.

Ik zwijg dan ook stil, dank voor alles dit jaar en een goed en gezegend 2011 toegewenst. 

"De beste bijdrage aan een gezond financieel beleid en de meest rendabele investering ooit, is meer en oprechte waardering van bestuur en management voor het werk van collega's op de werkvloer".

Rob Franken

-